Comment réussir votre organisation ?

1. charges administratives

1.1 Déclaration de l’épreuve par l’organisateur à la préfecture

Cette déclaration est à effectuer six semaines avant l’épreuve, si elle ne franchit pas les limites du département. l’organisateur devra adresser à la préfecture de son département une demande d’autorisation selon les règles en vigueur dans chaque département. Il faudra joindre à la déclaration les renseignements tels que les horaires, carte détaillée, localités traversées, etc..

1.2 Autres obligations administratives

Parallèlement à l’enquête préfectorale et ce conformément aux règles en vigueur dans chaque département, l’organisateur devra communiquer son projet à la direction départementale de l’équipement, à l’administration communale des localités traversées, au groupement de gendarmerie pour les zones rurales, et aux directions de police urbaines pour les villes concernées.

1.3 Déclaration de l’épreuve auprès du comité régional

l’inscription au calendrier régional est à faire par le club qui assure le contrôle technique.

2. Charges techniques

2.1 Structures d’organisation

l’organisateur devra prévoir un programme ou livre de route avec :

• la liste des engagés.
• l’itinéraire avec le tableau horaire,
• les lieux et les horaires d’ouverture de la permanence
• les officiels de l’épreuve.
• le règlement particulier de l’épreuve avec la localisation de la zone de ravitaillement, le mode de dépannage, la signalisation et la longueur du circuit d’arrivée, le kilométrage des classements annexes.

Ce programme sera affiché et remis à l’ensemble des suiveurs.

2.2 Installations, matériels, équipements et prestations à prévoir

l’organisateur devra prévoir :

• un parking pour les concurrents et les suiveurs.
• un vestiaire avec sanitaire pour les participants.
• des locaux aménagés pour la remise des dossards, la réunion des commissaires, celle des directeurs sportifs ainsi que pour la presse.
• un local, composé de deux pièces distinctes, avec eau courante et boissons pour le contrôle médical.
• une ligne de départ avec banderole ou panneau “Km 0”.
• une ligne d’arrivée aux normes fédérales (34cm+4cm+34cm).
• une banderole “Arrivée” au dessus de la ligne.
• une sonorisation pour l’animateur.

2.3 Signalisation

En plus du fléchage de l’épreuve, du ravitaillement et des classements annexes, il faudra , au moyen de panneaux ou de banderoles, indiquer le 50ème km, l’arrivée à 25 km, à 20 km, à 10 km, à 5 km, à 4 km, à 3 km, à 2 km, la flamme rouge, les 300m.200m.150m.100m.50m et la banderole “Arrivée”

2.4 Départ

• ouverture du local « dossards » au moins 1 heure 30 avant le départ.
• préparation de la salle pour la réunion des directeurs sportifs.
• établir la liste des partants. Cette liste est à remettre à l’échelon “course” avant le départ.
• vérification des licences et contrôle des signatures.
• distribution des dossards.
• prévoir le contrôle des braquets pour les catégories concernées.

2.5 Arrivée

Il faudra prévoir :

• un podium couvert indépendant pour les officiels et un pour les coureurs, organisateurs, et invités.
• des barrières de protection sur 400m environ de part et d’autre de la ligne d’arrivée.
• une voie de dégagement obligatoire avant la ligne avec accès à une zone de stationnement.

Il faudra aussi prévoir des locaux aménagés pour les commissaires et une personne responsable chargé d’amener les coureurs au protocole, aussitôt l’arrivée franchie.

2.6 Structures en course

2.61 véhicules

Prévoir les véhicules pour les affectations suivantes :

Devant :

• ouverture course avec radio réceptrice et panneau “Attention : course cycliste”.
• 2 véhicules dépannage neutre.
• motos ardoisier, commissaires
• commissaire 2 “avant”

Derrière :

• Juge à l’arrivée et chronométreurs
• commissaire 1 direction course – commissaire 3 “arrière”
• ambulances et médecin
• voiture-balai.
• 3 véhicules de dépannage neutre
• voiture de presse et invités.

NB : Tous les véhicules sont sous la responsabilité du club contrôlant l’épreuve. Leur identification doit être effectuée sur la “liste des véhicules suiveurs” fournie par la FFC.

2.62 sécurité

l’organisateur devra prévoir des signaleurs avec brassards distinctifs (brassards “FFC Sécurité”).
l’organisateur devra prévoir un préposé à la dérivation des véhicules avant la ligne d’arrivée.

2.63 accessoires ou équipements

• une plaque accréditive pour les véhicules autorisés.
• une radio interne commissaires.

2.7 les officiels de l’épreuve

Le jury des commissaires (le président de jury + deux commissaires titulaires) sera désigné, selon la réglementation en vigueur, par la commission (régionale ou fédérale) des commissaires.
Le juge à l’arrivée et les autres commissaires pourront être proposés par le club organisateur.
Le chronométreur sera désigné par la FFC ou par le comité régional.

3. Charges particulières

3.1 Déclaration d’accident.

En cas d’accident matériel ou corporel, la déclaration (bordereau fourni par le club) est à effectuer dans les cinq jours.

3.2 Etablissement des résultats

Affichage des résultats 30′ après l’arrivée.

Diffusion aux officiels et à l’organisation (rôle des commissaires).

Transmission du double au siège du comité régional dans les 24 heures.

Important :
Ce document, se veut avant tout un guide pour les organisateurs d’épreuves en ligne ou par étapes. Nous avons tenu à ce qu’il contienne le maximum d’indications, mais toutes n’ont pas valeur obligatoire.